PLANO DE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO E IMPRENSA

-Empresa escolhida: uma grande empresa brasileira [fictícia] de cosméticos.

-Objetivos da Assessoria: Formar uma relação sólida com os meios de comunicação e seus agentes, tornando-se uma fonte de informação respeitada. Mensurar o trabalho, mostrando relatórios aos assessorados divulgando os resultados obtidos. Capacitar o assessorado a entender como lidar com a imprensa. Planejar uma cultura de comunicação de massa nos aspectos interno e externo. Apresentar as informações importantes aos interesses do assessorado. Aproximar os meios de comunicação à realidade da empresa, divulgando as suas notícias mais relevantes e as informações de interesse público. Manter uma imagem positiva da empresa junto à opinião pública.

-Público de interesse: interno (funcionários), externo (mídia; veículos de comunicação) e clientes.

-Ao público interno (funcionários): Divulgar informações ao público interno através dos meios eletrônicos e mídias sociais. Criar um feedback para analisar as sugestões dos empregados da empresa. Cobrir eventos internos da empresa e divulgá-los. Criar um portal na internet direcionado ao público interno. Organizar uma pauta de informações pertinente aos interesses do público interno. Criar e divulgar ao público interno jornais murais, boletins, intranet, jornais impressos e eventos de confraternização.

-Ao público externo (mídia): Buscar relações com os jornalistas, repórteres e colunistas de jornais, rádios e televisão para divulgar as informações da empresa. Programar entrevistas com os jornalistas. Atender a imprensa sempre de prontidão. Criar um cadastro dos veículos de comunicação. Formular notas oficiais para atender as necessidades da mídia. Produzir press-releases para informar, anunciar, contestar, esclarecer ou responder à mídia sobre algum fato que envolva o assessorado. Criar uma Mailing List com uma lista de endereços e destinatários aos quais a Assessoria de Imprensa deverá enviar comunicados, notas e credenciais a fim de incentivar a publicação de uma informação da empresa.

-Ao público consumidor (clientes): Criar um e-mail marketing como ferramenta de marketing direto, respeitando normas e procedimentos pré-definidos, analisando o retorno gerado através de relatórios e análises gráficas gerando campanhas cada vez mais otimizadas. Criar uma mala direta, que é uma estratégia de divulgação de produtos e serviços baseada no envio de correspondências. Criar boletins informativos (newsletter) e convenções.

PLANO DE GERENCIAMENTO DE CRISES

-O que é crise? – Definimos crise em conformidade com a descrição de diversos teóricos, tais como:

“Uma crise é o resultado de uma ocorrência real de algum evento, onde a situação de emergência está fora de controle” (Paulo Beck)

“Crise é algo negativo que não pode ser completamente contido dentro das paredes de uma organização” (Mitroff)

"Crise é uma ruptura significante nos negócios que estimula uma extensa cobertura dos meios de comunicação” (Institute for Crisis Management)

“Crise é qualquer ação que está ameaçando ou pode ameaçar prejudicar pessoas ou propriedades, interromper seriamente o negócio, ameaçar a reputação ou impactar negativamente o valor de mercado” (Jonathan Bernstein)

-Ações (o que fazer se ocorrer a crise):

Não fuja da mídia – dê explicações o mais rápido possível para não deixar que a versão não-oficial se propague com mais rapidez.

Assuma as responsabilidades da crise - não assumir a responsabilidade do erro só faz agravar o problema. Constatado o erro, a empresa deve apontar soluções para solucionar a crise, e não fingir que ela não existe.

Seja imediatista e humilde – assuma uma posição com rapidez e não despreze a ajuda de terceiros se de fato ajudar em conter o avanço da crise.

Identifique todos os públicos que podem ser afetados pela crise, informando que o problema foi identificado e apontando soluções.

Comunicar somente o que pode ser confirmado com absoluta certeza. Não minta, nem comente situações hipotéticas.

Manter-se acessível e comunicativo; seja conclusivo; mantenha a calma; nunca negue informações passíveis de serem divulgadas.

Deixe um canal de comunicação aberto com os seus públicos.

Registre todas as ações; monitore e avalie a situação da crise.

Não tente criar uma reputação de inacessível no momento de crise.

Seja claro. Caso contrário, poderá ser mal interpretado.

Expor os problemas e apontar soluções é o que se espera da empresa no momento da crise. Isso valoriza sua credibilidade.

Não negue informações à mídia. Além de atrapalhar a sua função, que é informar, o repórter se sente estimulado a descobrir tudo o que puder sobre o assunto.

No momento da crise, a mídia deve ser encarada como uma aliada, e não como uma inimiga.

Atender aos públicos interno e externo e a imprensa no momento da crise são pontos fundamentais para um bom gerenciamento de crise.

-Prevenção: Identificar crises potenciais que possam afetar a instituição. É conveniente criar textos-padrão para serem utilizados no caso de crises previstas, funcionando como uma rotina de comunicação preventiva. A partir disso, elaborar relatórios preliminares e respostas às prováveis perguntas em uma situação de risco. Em seguida, preparar uma lista com prováveis repórteres que fariam a cobertura dos fatos ocorridos. Também é aconselhável formar um comitê de crise, para apontar pontos vulneráveis da organização e com isso definir objetivos, estratégias e táticas para se enfrentar as crises. O comitê deve ter poderes de decisão enquanto durar o problema.